In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten bei HeadVolt erhoben werden, zu welchen Zwecken sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Marcella Gäb

Heideweg 13

53347 Alfter

Deutschland

E-Mail: marcella.gaeb@headvolt.com

„headvolt“ bezeichnet das unter headvolt.com angebotene digitale Service- und Beratungsangebot von Marcella Gäb. Im Folgenden bezeichnet „headvolt“ die Verantwortliche.

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn headvolt.com besucht wird, eine Kontaktaufnahme erfolgt, der Newsletter abonniert wird oder eine Projektanfrage (RFQ) gestellt wird

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (z. B. Name, E‑Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – je nach Vorgang – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), z. B. Newsletter, Newsletter-Tracking, Webanalyse sowie die Weitergabe einer Projektanfrage an Partner.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen), z. B. Bearbeitung von Kontakt- und Projektanfragen (RFQ) und Durchführung des Angebots-/Vermittlungsservices.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), z. B. sicherer, stabiler und effizienter Websitebetrieb, Missbrauchs-/Angriffsabwehr, interne Organisation.

Sofern Cookies eingesetzt werden oder Informationen auf einem Endgerät gespeichert/ausgelesen werden, gilt zusätzlich § 25 TDDDG (Telekommunikation‑Digitale‑Dienste‑Datenschutz‑Gesetz):

• Eine Einwilligung ist grundsätzlich erforderlich, sofern der Zugriff nicht technisch unbedingt erforderlich ist.
• Technisch unbedingt erforderliche Vorgänge können ohne Einwilligung erfolgen.

4. Websitebetrieb / Hosting (Raidboxes) – Server-Logfiles

headvolt.com wird bei Raidboxes (WordPress-Hosting) betrieben. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten (Server-Logfiles) verarbeitet, insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite/Datei (URL), Referrer-URL
• Browsertyp/-version, Betriebssystem
• Statuscodes, übertragene Datenmengen

Zwecke: Auslieferung der Website, Stabilität, Fehleranalyse, IT‑Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: Server-Logfiles werden in der Regel nur kurzfristig (typischerweise bis zu 7 Tage) gespeichert, sofern keine anlassbezogene längere Sicherung zu Beweiszwecken erforderlich ist.

5. Content Delivery Network / Edge-Security (Cloudflare)

headvolt.com nutzt Cloudflare als CDN/Edge- und Sicherheitsdienst (u. a. DDoS‑Schutz, Web Application Firewall, DNS/Proxy). Dabei können technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Request-Daten, Browser-/Geräteinformationen) verarbeitet werden, um Inhalte schneller und sicherer bereitzustellen und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit hierfür Cookies/Identifier erforderlich sind, erfolgt deren Einsatz entweder technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG) oder – falls nicht erforderlich – nur nach Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6. Cookies & Einwilligungsmanagement (Complianz)

headvolt.com verwendet ein Consent-Tool (Complianz), um Einwilligungen für Cookies und ähnliche Technologien einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Dabei werden insbesondere verarbeitet:

• Einwilligungsstatus (erteilt/abgelehnt), Zeitstempel
• ggf. Consent-ID/Protokolldaten
• technisch notwendige Informationen zur Speicherung der Auswahl

Zwecke: Einholung, Verwaltung und Nachweis von Einwilligungen. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an rechtskonformer Einwilligungsverwaltung).

Einwilligungen können jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Link/Schaltfläche auf der Website) geändert oder widerrufen werden.

7. Kontaktaufnahme (E‑Mail / Kontaktformular)

Bei Kontaktaufnahme per E‑Mail oder über das Kontaktformular werden die übermittelten Daten (z. B. Name, E‑Mail-Adresse, Nachricht sowie ggf. Telefonnummer/Unternehmen) verarbeitet, um die Anfrage zu bearbeiten.

Zwecke: Kommunikation und Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag), ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: Speicherung für die Dauer der Bearbeitung; darüber hinaus nur, soweit erforderlich (z. B. Nachweis/Verjährung oder gesetzliche Aufbewahrung).

8. Projektanfrage (RFQ) / Angebots- und Vermittlungsservice

Bei einer Projektanfrage über headvolt.com werden die angegebenen Daten verarbeitet, um die Anfrage zu qualifizieren, zu strukturieren und passende Anbieter/Partner zu identifizieren.

Typische Datenkategorien:

• Kontaktdaten (Name, E‑Mail, Telefonnummer)
• Unternehmensdaten (Firma, Standort/Adresse, Branche)
• Projektinformationen (z. B. Projektstandort, Anforderungen, Zeitplan, technische Rahmenbedingungen; ggf. Anhänge)
• Kommunikations- und Vorgangshistorie (z. B. Rückfragen, Status)

Zwecke: Bearbeitung der Anfrage, Projektqualifizierung, Vorbereitung der Angebotsanbahnung, Dokumentation und Qualitätssicherung. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern im Rahmen einer Projektanfrage ein NDA‑Prozess (Vertraulichkeitsvereinbarung) gewünscht wird, verarbeitet HeadVolt die hierfür erforderlichen Daten zur Anbahnung und Durchführung dieses Prozesses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weitergabe von Kontaktdaten und Projektinformationen an ausgewählte Dienstleister/Hersteller (HeadVolt-Partner) erfolgt ausschließlich, wenn hierfür vorher eine separate Einwilligung erteilt wurde.

Zweck: Kontaktaufnahme durch Partner und Angebotserstellung / Rückfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Hinweis: Die Partner verarbeiten die übermittelten Daten in der Regel als eigene Verantwortliche. Die konkreten Empfänger werden spätestens vor der tatsächlichen Weitergabe benannt (z. B. im Einwilligungsprozess und/oder in einer Bestätigung).

Transparenzhinweis: Für die Vermittlung/Lead-Weitergabe kann HeadVolt von Partnern eine Vergütung erhalten. Die Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt unabhängig davon ausschließlich nach erteilter Einwilligung.

Bei Abonnement des Newsletters verarbeitet HeadVolt die E‑Mail-Adresse sowie ggf. freiwillige Angaben (z. B. Name/Unternehmen), um regelmäßig Informationen zu versenden.

Versanddienstleister: Brevo. Double‑Opt‑In: Die Anmeldung erfolgt im Double‑Opt‑In‑Verfahren. Dabei werden Anmelde- und Bestätigungsdaten (z. B. Zeitpunkt und IP‑Adresse) protokolliert, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Newsletter-Tracking: Zur Erfolgsmessung und Optimierung werden Öffnungen und Klicks ausgewertet (z. B. über Zählpixel und Tracking‑Links). Dabei können insbesondere Informationen zum Öffnungs-/Klickverhalten, Zeitpunkt, technische Geräte-/Clientinformationen und Zuordnungsdaten zur Newsletter-Empfängeradresse verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Widerruf: Abmeldung jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E‑Mail möglich.

HeadVolt nutzt HubSpot als CRM-/Vorgangssystem, um Kontakte, Anfragen, Projektstatus und Kommunikation zu verwalten. Dabei können Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Anfrage-/Projektinformationen und Kommunikationshistorie verarbeitet werden.

HubSpot ist auf EU Data Hosting konfiguriert; die Speicherung und Verarbeitung der Kontodaten erfolgt in der Europäischen Union (Deutschland).

Zwecke: Bearbeitung und Verwaltung von Anfragen/Vorgängen, Dokumentation, Servicequalität. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit HubSpot Cookies/Tracking-Technologien auf headvolt.com eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

HeadVolt nutzt Zapier, um Daten zwischen Systemen zu übertragen und Abläufe zu automatisieren (z. B. Formular → CRM; Formular → Newsletter), soweit dies für die Bearbeitung von Anfragen und interne Abläufe erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern in die Kategorie „Statistik/Analyse“ im Cookie‑Banner eingewilligt wurde, nutzt headvolt.com Google Analytics 4 (GA4), um die Nutzung der Website zu analysieren und Inhalte/Struktur zu optimieren.

Verarbeitete Daten (Beispiele): Seitenaufrufe, Interaktionen/Events, Geräte-/Browserinformationen, Referrer, technische Identifier (Cookies/ähnliche Kennungen). IP‑Hinweis: Google Analytics 4 protokolliert oder speichert nach Angaben von Google keine IP‑Adressen; IP‑Adressen von EU‑Nutzern werden vor der Protokollierung verworfen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG (Endgerätezugriff) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Widerruf: Einwilligung jederzeit über die Cookie‑Einstellungen widerrufbar.

Zur Sicherung und zum Schutz von headvolt.com werden Sicherheitsmaßnahmen und Backups eingesetzt. Dabei können – soweit technisch erforderlich – auch IP‑Adressen und technische Ereignisdaten (z. B. zur Angriffserkennung) verarbeitet werden.

Zwecke: Wiederherstellbarkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Je nach Vorgang erhalten folgende Kategorien von Empfängern Zugriff auf personenbezogene Daten:

• Auftragsverarbeiter für Hosting und Websitebetrieb (z. B. Raidboxes)
• Auftragsverarbeiter für CDN/Sicherheit (z. B. Cloudflare)
• Auftragsverarbeiter für Newsletter-Versand (Brevo)
• Auftragsverarbeiter für CRM/Vorgangsverwaltung (HubSpot)
• Auftragsverarbeiter für Automatisierungen (Zapier)
• Auftragsverarbeiter für Webanalyse (Google)

Darüber hinaus:

• Anbieter/Partner (HeadVolt‑Partner) als eigene Verantwortliche nur nach vorheriger Einwilligung (siehe Abschnitt 9)

Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig sind, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

Je nach eingesetzten Dienstleistern kann eine Verarbeitung auch in Drittländern (insbesondere USA) stattfinden oder ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen sein (z. B. im Rahmen von Betrieb/Support).

Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung – je nach Anbieter und Konstellation – auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU‑US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), sofern der Anbieter zertifiziert ist, und/oder
• geeigneter Garantien (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO).

Informationen zu den konkret einschlägigen Garantien können über marcella.gaeb@headvolt.com angefordert werden.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Bei Kontakt- und Projektanfragen sind diejenigen Daten bereitzustellen, die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind (insbesondere Kontaktangaben und die für die Anfrage notwendigen Projektangaben). Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann die Anfrage ggf. nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden.

Betroffene Personen haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen und gegen Direktwerbung
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung der Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: marcella.gaeb@headvolt.com

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

headvolt setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff und sonstige unbefugte Verarbeitung zu schützen (z. B. TLS/SSL‑Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Updates, Backups, Sicherheitsmonitoring).

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Rechtslage, Website‑Funktionen oder eingesetzte Dienste ändern. Es gilt jeweils die auf headvolt.com veröffentlichte Fassung.

Stand: 12. Januar 2026